お客様からのお問い合わせにすぐに対応できない

お客様からのお問い合わせにすぐに対応できない

Before

お客様から電話のお問い合わせがあった時、すぐに必要な書類が見つからず、お返事をお待たせすることがあります。あとからやっと探し出して、連絡を取り、こと無きを得た、という体験は誰しも何回かは遭遇していることですね。

でも、ことは重大です。企業において、そのような対応はお客様の信用をドンドン無くしていることなんです。

After



会社にある書類は担当者が管理している場合が多いですが、それは担当しているだけであって、書類自体は組織全体のものであるという認識が必要です。

プロジェクトが進行中の書類はもちろん、完了した書類でも組織として活用できる管理が必要になります。

組織として活用するためには全員がすぐに検索できて取り出せる仕組みが必要です。

最近はデジタル化が進んでいるので、意識すれば紙の書類は減らせますが、ファイル名やフォルダの分類方法も工夫しないとデジタル化のメリットは活かせませんね。

また、紙の書類は利点も多いためゼロにすることもできません。

トータルファイリングシステムで書類の発生から活用、保管、保存、廃棄の仕組みを導入することによって書類の管理がスムーズに進み必要な書類が直ぐに取り出せるようになります。

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