ファイルに書類が納まりきらない

ファイルに書類が納まりきらない

Before

机の引き出しの中にハンギングホルダーを使って書類を管理しているが、書類が多くて

納まりきらないし、実際に探している書類が見つからないことが多い。

引き出しを拝見するとこんな状態でした。

たしかに、この状態では欲しい書類を探し出すのに、相当時間がかかりそうですね。

After



このような場合は、いったん書類を全部出してみてください。

日付順に仕分けしてみて、当年と前年、それ以前の3種類に分けます。

オフィスで使う書類の99%は1年後には見ることがないという統計があります。

少し乱暴な言い方かもしれませんが、1年を超えた書類はあらかた捨てても

支障がないという事になります。

極端な進め方をする必要はありませんが、当年度に発生した書類は1年経った時点で半分程度に減らし

次の1年が経過したときには別の場所に移す、という作業をします。

引き出しの中はスペースが限られているので当年分だけを管理すればよいでしょう。

絶対数が少ない場合は前年度分も一緒に管理しても大丈夫ですが、

仕切りなどで完全に分けておきましょう。

その次に分類のルールを作ります。

主題(内容)別、形式別、様式・標題別、案件(一件)別、相手方(名前)別など、

自社に合わせたルールを作りましょう。

フォルダーの中に入れる書類は50枚±30枚程度として、それ以上になる時は分冊しましょう。

そして使った書類は必ずフォルダーの手前に入れるようにします。

それを続けていくと、よく使う書類は手前の方に集まり、

使わない書類は奥のほうに移動していきます。

1年経った時点で廃棄する書類が明確になっているはずです。

このように、書類を減らす工夫を取り入れることが重要です。

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