書類が多すぎて探すのに時間がかかる

書類が多すぎて探すのに時間がかかる

Before

保管庫の中にファイル(簿冊式)を使って書類を保管しているが

欲しい書類を探すのに時間がかかっている。

作業効率を上げるためにも、もう少し早く取り出せることはできないだろうか?

After



今回は分類の仕方ではなく、必要な書類を取り出すための動作(アクション)数、を見ていきましょう。

時間がかかっているという事は、このアクション数に問題があるかもしれません。

まず、自席あるいは作業場から保管庫までの動線を見てみましょう。

一直線であれば良いのですが、回り道をしないと到着しなかったり、動線上にモノが置かれていると

それを片付けるためのアクションが発生します。

次に、保管庫の扉をかけるアクション、ファイルを取り出すアクション、書類を探すアクション

というものが考えられます。

戻す作業を考慮するとアクション数は2倍になりますね。

例えば、保管庫に鍵が必要のない書類であれば、いっその事、オープン書庫にしてもいいわけです。

書類を閲覧するだけなら、保管庫の横に小さな閲覧机を配置する。

そうすることで確実にアクション数は減っていきます。

家具や什器の扉の存在は、中味を見えなくするのと同時に、アクション数を増やしていることに

注意しましょう。

また、棚の位置も工夫することが出来ます。

重いファイルは取り扱いが面倒ですし、人によっては大きな負担となります。

人間の動作を分析すると、中段の棚が最も負荷がかかりにくい位置になり

次に下段、上段と動作にかなった収納も作業効率を上げることに役立ちます。

今一度、動作・動線にかなった収納になっているかチェックしてみましょう。

 

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