書類のデジタル化を進めたい

書類のデジタル化を進めたい

Before

紙の書類が多くなって、整理ができない。

欲しい時に必要な書類が探せない。

書類が見つからずにお客様をお待たせしてしまった。

このような状況はオフィスでは頻繁に起こっている事柄です。

このままで良いとは誰も思っているわけではなく、何とかこの状況を

改善したいと願っているのです。

そうした中、デジタル化すれば解決するのではないかと考えている方も多いでしょう。

その為には2つの条件が必要となります。

After

現代の情報化社会ではITツールが発達しており、様々な形でデジタル化することで

紙の書類を減らしながら、検索性を上げることができます。

紙の書類が減ると、オフィスのスペースにもかなりのゆとりが出来てきます。

その為にはデジタル化するためのハードとそれを運用するソフトが必要です。

当会(SSADオフィスマーケット研究会)ではPFUのScanSnapとEvernoteを使った

デジタル化を推奨しています。

これは PFUの ScanSnap S1300i 両面対応のスキャナーです。

デスクトップに置けるので場所も取らないのが魅力です。



スキャンすれば、モノは減らせないけれど、紙は減らせます。

言い換えると情報を残したまま紙を減らせるという事になります。

更にスキャンしたデータをクラウドサービスに入れておくと、オフィスのPCだけでなく

外出先のスマホやタブレットで見ることが出来るということが可能になります。

また、万が一パソコンが壊れても、クラウドに保管されているので、

リカバリーが可能になるので安心ですね。

そこで登場するのがエバーノートです。



エバーノートはデジタル化したファイルの中身まで検索することが出来ます。

通常はファイル名を頼りに書類を探しますが、エバーノートならダイレクトに

キーワードだけ入力しても欲しい情報がすぐにヒットします。

整理収納アドバイザーには、この流れを勉強している方が多く、

「Scansnapデジタル収納パートナー」の認定を受けている方が多くいます。

今後、オフィスの整理収納にはデジタル化は必須の条件となってきますので

紙の書類が多くオフィスの環境改善に悩んだら、まず整理収納アドバイザーにご相談ください。

オフィスの整理整頓、5Sでお困りの方は 下記リンクよりお問い合わせください。

 

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