書類の保管はバーチカル式が理想

書類の保管はバーチカル式が理想

Before

ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として

バーチカル方式のファイリングが理想です。

しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに

独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。

After





個別フォルダーとファイルボックスを使ったバーチカル式の書類管理の方法は

ファイリングデザイナーがおススメする方法です。

前提となるのが書類の分類です。

企業によって書類の種類や活用方法、保存期間(決めていない場合もあり)が違いますので

まず、書類を全部出して、年度ごとにどのような書類があるのかを

確認しながらまとめて(分類)いきます。

本年度の日付のあるもの、昨年度の日付の有るもの、にわけて

昨年度の物をまず分類します。

分類は3階層までとして、同じグループの物を順次まとめていきます。

小さな分類は個別フォルダーに入れ、いくつかの個別フォルダーはガイド板で区切っていきます。

個別フォルダーが15冊位になったらファイルボックス単位でまとめます。

年度ごとに纏めることで、廃棄をする時期になった時にこのまま捨てることが可能になります。

 

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