書類を保管するスペースが足りない

書類を保管するスペースが足りない

Before

同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて

スペースが不足してきますね。

書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し

追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。

After



業容が拡大してくると、業務量が増え、それに伴って人やモノの量が増えてきます。

同じスペースでそのまま使い続けることにも限界が来てしまいますが

拡大のための移転は出来る限り最後の手段としてとらえて

現状の改善方法を捜してみましょう。

まず、やってはいけないことの一つとして、安易に収納庫を増やさないことです。

モノが増えていても、その中で本当に必要なモノは何かを吟味し、

不必要なモノは取り除いていきましょう。

書類の場合は年度管理をする事が大切です。

ファイリングの世界ではオフィスに保管する書類は2年までという基準があり

それ以上前の書類は保存箱などに入れ、文書庫や倉庫に移します。

場合によっては外部倉庫でも構いません。

オフィスに保管している書類も、2重3重に持っている書類は原本のみを残す。

原本であっても、処理が終わって保管する必要のない書類は都度廃棄する。

このような方法で、まずオフィス内にある書類の絶対量を減らしてから

それでもスペースが足りないようでしたら保管庫の追加補充や、

移転などを検討されると良いでしょう。

オフィスの整理整頓、5Sでお困りの方は 下記リンクよりお問い合わせください。

 

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