オフィスの整理整頓【５Ｓ】は工場など製造現場より難しい
Before
工場など製造現場では５Ｓ活動が進んでいるのにオフィスなど間接部門ではナカナカ活動が浸透しない。
その様に感じている方は意外と多いです。
一生懸命に取り組んでも、すぐに元に戻ってしまったり
ルールが守られなかったりして、そのうちに活動自体が
自然消滅してしまうんです。
After
製造現場など、作った製品がそのまま業績につながる部門を直接部門といいます。そのため、製造部門では無駄を省いたり効率的に製品を作ったりと
従来より５Ｓ活動が盛んにおこなわれています。
しかし、事務、経理などの管理部門は間接部門と呼ばれ、業績に直結しない業務を
おこなっているため、５Ｓ活動自体が後回しになっています。
また、数字に置き換えて効果を評価できないことが積極的な活動を妨げています。
事務管理部門や、営業部門は定型的な業務に加えて非定型な業務も日々、発生するため
業務も煩雑になり、情報やモノの整理が後回しにされてしまうのです。
間接部門であっても業務の効率化を図るために業務フローの見直しや
文書のデジタル化など対策できることは沢山あります。
第一優先すべきことは、モノや紙の文書量を減らすこと。
この作業だけで５０％は改善されます。
分類や配列の仕方はその後に取り組みましょう。
ただし、正しいものの減らし方、正しいデジタル化の方法を
しっかりと検討してから取り組むようにしましょう。
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