オフィスの整理整頓と生産性

オフィスの整理整頓と生産性

Before

オフィスでは生産性を上げるために整理整頓や５Ｓに取り組む企業が増えています。

しかし、５Ｓが生産性を上げるという事を理解していないと

活動自体がマンネリ化し、途中で投げ出してしまうことも、しばしば起こります。

「トヨタのカイゼン」という言葉を聞かれたことがあるともいますが

カイゼンは生産現場だけのモノではなく、オフィスにおいても必要な活動です。

After



そもそもの話ですが

生産性とはいったいどういうものなのでしょうか？

デスクワークが多いオフィスでは、働いた時間に対してできた仕事が成果

つまり企業が生み出した付加価値となります。

つまり、投入した経営資源、この場合は労働時間がそれにあたります。

それによって生み出された付加価値、この場合は仕事量又は質になります。

分数の計算式であらわすと

生産性＝生み出された付加価値　÷　投入した経営資源

という式になります。

生産性を上げるといううことは、計算上は

分母である「投入した経営資源」を出来るだけ少なくすること

又は

分子である「生み出された付加価値」を大きくするという事になります。

そうすると、オフィスに投入された経営資源には

どのようなものがあるか考えてみましょう。

その仕事のために使った時間

その仕事のために関わった人数

その仕事のために必要だったスペース

その仕事のために必要だった設備　など

様々なものが思い当たりますね。

５Ｓによって改善されるものは、このよような経営資源の活用に

無駄がないか見つけ出し、無駄があれば取り除いていくことになります。

 


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書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。    

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

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書類が一杯でキャビネットが足りない

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共有の備品が元に戻ってこないので困っている

オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。

短時間で見つけられる書類管理の方法は？

ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。

書類を捨てる基準が分からない

オフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。

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