オフィスの文書整理と文書管理

オフィスの文書整理と文書管理

Before

テレワークの課題の一つとして書類が見れない、捜せないという事があります。

どの企業でも多少のデジタル化は進んではいるものの

紙での運用もまだまだ残っているのが現状です。

確かに紙にもメリットがあり、一覧性があるため広げて見やすい。

比較しやすい。業務の流れを作りやすい。・・・・・・

ただ、テレワーク環境下ではオフィスに出ることもままならず、

かといって、業務が停滞してしまっては業績にも影響してしまいます。

テレワークで社外に居る人が出勤している社内の人に頼んで書類を探してもらうことが出来れば、

ある程度の改善は計れるはずです。

そのためには、越えなければいけないハードルがいくつかあります。

After



多くの企業では、紙の書類はキングファイルのような簿冊式のファイルに綴じて使用しています。

ほとんどがこの様なファイリングの仕方でしょう。

それに加えて個人持ちの書類はクリアホルダーのようなものに挟んで引き出しなどに保管しています。

ただし、ある程度の分類ルールを作って管理しているとはいえ

きちんとした文書管理のルールは作っているでしょうか。

テレワークによる影響を回避するためには、文書は共有管理できるように

ルールを作っていかなければいけません。

そのため机の引き出しなどに書類を入れているようでは

他の人に見ないで下さいと言っているようなものなので

保管庫などに入れて誰でもが取り出したり処理したりすることが出来るようにしましょう。

そうなるとすべて保管庫に収納できないという問題が起こります。

この時点で所有している書類の作成された日付を見て、古いものは処分しましょう。

目安は50%に減らすことです。

減らし終わったら残っているものを分類していきます。

分類ルールは一人で作らず、業務にかかわり人が全て加わって作らなければ

不完全なルールになったり、作ったルールを知らない人が出てきたりします。

その際に、デジタル運用できるものはすべてデジタル化し

今後は紙での運用を取りやめていくようにします。

今の段階ではあえてすべてデジタル化を急ぐ必要はなく

紙とデジタルの平行運用で構いません。

徐々にデジタルシフトしていきましょう。

 

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