オフィスの文書整理や文書管理ができない
Before
テレワークやデジタル化といっても不動産関係や、有価証券類は紙のモノが原本となっておりデジタル化できない。
紙のまま保存するにしても、どのように分類管理していいかわからない。
すぐに探し出せない。
というご相談が寄せられています。
After
紙の文書は原本になっているものも多く、複製してデジタル化しても、紙の方が原本としての効力を持ちます。
そのため、控えとして確認したり、日々の業務の中での運用はデジタル化したものを使ったほうが効率的です。
しかし、原本を確認する、あるいは提示する必要が出た場合は当然ですが原本を探してくることになります。
多くの場合は、封筒のようなものに入れてそのまま、金庫や保管庫に入れてあると思いますが
数が少ない場合は、すぐに探し出せても、総量が増えてくると探しにくくなってきますし
時間もかかってしまいます。
このようなことは、それほど頻繁に発生しないため、問題にも気づかず、見過ごしてしまいがちです。
さらに、管理している本人が不在の場合には、探し出せなくなってしまいます。
オフィスでの文書管理の際は重要度、内容によって分類し、タイトルも分かりやすく見出しをつけておきましょう。
契約書は単に契約書でまとめず、何の契約書なのか、他の関係書類は無いかなども考慮して分類しておきましょう。
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