オフィスの文書整理や文書管理ができない
Before
テレワークやデジタル化といっても 不動産関係や、有価証券類は紙のモノが原本となっておりデジタル化できない。 紙のまま保存するにしても、どのように分類管理していいかわからない。 すぐに探し出せない。 というご相談が寄せられています。
After
紙の文書は原本になっているものも多く、複製してデジタル化しても、紙の方が原本としての効力を持ちます。 そのため、控えとして確認したり、日々の業務の中での運用はデジタル化したものを使ったほうが効率的です。 しかし、原本を確認する、あるいは提示する必要が出た場合は当然ですが原本を探してくることになります。 多くの場合は、封筒のようなものに入れてそのまま、金庫や保管庫に入れてあると思いますが 数が少ない場合は、すぐに探し出せても、総量が増えてくると探しにくくなってきますし 時間もかかってしまいます。 このようなことは、それほど頻繁に発生しないため、問題にも気づかず、見過ごしてしまいがちです。 さらに、管理している本人が不在の場合には、探し出せなくなってしまいます。 オフィスでの文書管理の際は重要度、内容によって分類し、タイトルも分かりやすく見出しをつけておきましょう。 契約書は単に契約書でまとめず、何の契約書なのか、他の関係書類は無いかなども考慮して分類しておきましょう。
課題分類別 テクニック
アクセスランキング

書類の整理と保管の仕方が分からない
オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 その...

書類が一杯でキャビネットが足りない
紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します...

オフィスの5Sが定着しなくて困っています。
3Sや5S活動は良いと思ってスタートしたけれど、いつの間にかやめてしまった。 という経験は取り組みをした企業では少なからずあると思います。 その理由は様々ですが、 社員のモチベーションが続かなかった。...

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない
経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「~関係」「~一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な...

共有の備品が元に戻ってこないので困っている
オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く...

オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない
自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というよう...

保管庫にファイルが納まりきらない
書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類...

来客のイメージを良くするため玄関まわりを片付けたい
オフィスや職場の玄関まわりは来客や納品業者、郵便など多くの人やモノが集まってくる場所です。 一旦モノが置かれると、追随するように次から次へと増える傾向にありますので 普段から気を付けていないと、すぐに...

職場の整理整頓の仕方がわからない
働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾 をまとめて5Sと言われていますが さて、それぞれがどういう...

社内の整理整頓が進まない
社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、5Sのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故...