オフィスの文書管理は情報の重要度がポイント

オフィスの文書管理は情報の重要度がポイント

Before

オフィスにはさまざまな情報があり、紙やデジタル文書、動画、音声など

様々な形で保有されています。

そして普段の業務内容を見てみると、一番多いのは

ドキュメントワークといわれる、文書の作成、編集業務などになります。

日々、文書が生み出され、情報のやり取りが行われているのです。

その中には、すぐに役割を終えるものもあれば、

長期にわたって保存しなければならないものもあり、

管理方法を明確にしておかないと、情報の海に溺れてしまいかねません。

After

オフィスの5Sは難しいと言われる理由(その3)


オフィスでの仕事の多くはドキュメントワークであるという事をお伝えしましたが、その中にはさまざまな種類の文書が含まれています。


種類でいうと分かりにくいかもしれませんが重要度で見てみるとどうでしょう。

企業の管理を担う部門があるオフィスには機密文書や、極秘文書、社外秘などの文書も

たくさん存在しています。

 

たとえば個人情報は2020年6月に法令が改正され管理方法や利用方法に大きな制限が加わっています。しかも、従来は5000件以上の情報を保有している企業に限られていた適用範囲が撤廃され、小規模事業者も含めすべての企業に個人情報の保護規定を順守する義務が発生し、罰則も強化されています。

文書に記載されている情報は、その重要度によって管理方法も変えなければなりません。

 

同じ社内の従業員でも、担当業務によっては開示できないものは機密情報として

セキュリティを確保した保管場所やサーバーでの管理が必要です。

 

社外秘などの文書は外部からの来訪者や悪意のある侵入者に対しての対策をし、

公開情報は、オープンな場所に保管しておいても大丈夫です。

 

この情報の重要度対策をした上で、文書の管理方法をそれぞれに構築しなければなりません。

 

テレワークの浸透もあり、情報の管理はクラウド上で行うことがベストです。

紙でのドキュメントワークはデジタルでのワークに変えることで

情報としての管理のしやすさ以外に、業務フローの改善にもつながります。

文書管理に必要な実務者セミナーも開催していますのでお問い合わせください。

 


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