テレワークにおける文書管理の仕方
Before
新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり
ということも多く発生しています。
これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため
デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが
判断できないことが考えられます。
少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。
余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。
After
まず、デジタル化への移行は大きなメリットが生まれます。クラウドサービスと併用することで、どこからでも必要なファイルにアクセスすることが出来るようになり
働く場所にとらわれる必要が無くなります。
しかし、ただ単に紙文書を電子データしても上手くいかない場合があります。
業務のフローが紙を主体としていたものであると、電子ファイルでは運用ができません。
解決するためには、ＩＣＴツールなどを活用して業務プロセス自体を見直す必要があるのです。
また、そこが解決できたとしても、ファイルサーバーにやみくもにファイルを入れていたのでは
ファイル数が増えるにしたがって、必要なファイルが見つけにくくなり
ファイルを探すために時間がかかったり、ストレスを感じてしまったりします。
クラウドサービスの場合は、使用するＩＤ数や容量によって金額が変わりますから
出来る限りコンパクトにしておくことが必要です。
保存必要が無くなったものは社内にあるストレージに移したり、磁気メディアに記録したりする
など、定期的なメンテナンスをしておきましょう。
そう考えると、ファイル名の付け方やフォルダ階層の作り方にも工夫が必要です。
電子の場合は５階層を目途に分類します。
業務部署のフォルダの下に年度フォルダを作ります。
その下に業務種類ごとのフォルダを作成します。
ファイル名には日付や内容が分かるものをつけ、つけ方のルールを統一しておきます。
以下の図を参考にして運用管理してみてください。
紙での業務はある程度残りますし、契約書など原本管理を紙で行っている場合は
紙での保存方法も並行してルール化し運用していきましょう。
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