テレワークの 効率が上がる! 文書整理 & 電子化

テレワークの 効率が上がる! 文書整理 & 電子化

Before

テレワークの実施に伴い、生産性が下がったと感じている企業が増えています。

テレワークとはPCやセキュリティ、ファイルサーバーを用意すればよい。

と考えている企業も多いと思いますが

それはハード的な環境を整えただけで、実際には乗り越えなければならない

ハードルがいくつも存在しています

After



テレワークにとって、注意しなければならないポイントは

情報の管理方法です。

多くのオフィスでは、情報は紙の文書とデジタル文書で管理されています。

全てデジタル化されているオフィスではテレワークの移行がしやすいですが

紙文書の多いオフィスは、まずここを整理していかなければなりません。

一度、紙の文書の調査を行ってみましょう。

業務で扱っている文書として、保管庫の中、机の引き出しの中、キャビネットの中

あるいは文書保存箱に入っているものもあると思います。

そこにはどのような種類の文書があり、分類方法はどうなっているか。

管理者は誰なのか、保存年数が決められているかなどを、整理していきます。

ここでのポイントは、古いものは廃棄するという事です。

目安は50%の削減です。

どうやって50%も削減するの?と思われると思いますが

統計学的には1年後に活用する書類は1%といわれているので

乱暴な言い方をするとすれば99%は見直すことがないといえます。

でも現実にはそういうわけにもいきませんので、書類を作成日順に並べてみてください。

2年分くらいは手元に残し、残りは法定保存年数を一応の保存期限と決め、

保存箱に入れて、場所を移します。それより古いものは廃棄しましょう

手元に残す2年分は昨年度のモノを基準にして分類のルールを作りましょう。

名前順、業務順、タイトル順など業務に合わせて分類してください。

分類が終わったら、その分類ルールをデジタル文書にも適応します。

2年前のものは分類が終わった時点でデジタル化し、

紙文書は保存箱に入れて場所を移します。

手元に残るのは1年分のみとなりますね。

これにも2年前の分と同じ分類ルールを適用しますと、今度は整理が早く進みます。

そして、業務が終了したものは、すぐにデジタル化を図ります。

そうすることで、ほとんどの紙文書がデジタル化されることになり

紙での運用文書は少なくなります。

 

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