テレワークの 効率が上がる！ 文書整理 ＆ 電子化
Before
テレワークの実施に伴い、生産性が下がったと感じている企業が増えています。テレワークとはPCやセキュリティ、ファイルサーバーを用意すればよい。
と考えている企業も多いと思いますが
それはハード的な環境を整えただけで、実際には乗り越えなければならない
ハードルがいくつも存在しています
After
テレワークにとって、注意しなければならないポイントは
情報の管理方法です。
多くのオフィスでは、情報は紙の文書とデジタル文書で管理されています。
全てデジタル化されているオフィスではテレワークの移行がしやすいですが
紙文書の多いオフィスは、まずここを整理していかなければなりません。
一度、紙の文書の調査を行ってみましょう。
業務で扱っている文書として、保管庫の中、机の引き出しの中、キャビネットの中
あるいは文書保存箱に入っているものもあると思います。
そこにはどのような種類の文書があり、分類方法はどうなっているか。
管理者は誰なのか、保存年数が決められているかなどを、整理していきます。
ここでのポイントは、古いものは廃棄するという事です。
目安は５０％の削減です。
どうやって５０％も削減するの？と思われると思いますが
統計学的には1年後に活用する書類は１％といわれているので
乱暴な言い方をするとすれば９９％は見直すことがないといえます。
でも現実にはそういうわけにもいきませんので、書類を作成日順に並べてみてください。
2年分くらいは手元に残し、残りは法定保存年数を一応の保存期限と決め、
保存箱に入れて、場所を移します。それより古いものは廃棄しましょう
手元に残す2年分は昨年度のモノを基準にして分類のルールを作りましょう。
名前順、業務順、タイトル順など業務に合わせて分類してください。
分類が終わったら、その分類ルールをデジタル文書にも適応します。
2年前のものは分類が終わった時点でデジタル化し、
紙文書は保存箱に入れて場所を移します。
手元に残るのは１年分のみとなりますね。
これにも2年前の分と同じ分類ルールを適用しますと、今度は整理が早く進みます。
そして、業務が終了したものは、すぐにデジタル化を図ります。
そうすることで、ほとんどの紙文書がデジタル化されることになり
紙での運用文書は少なくなります。
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