必要な書類がすぐに見つからない

必要な書類がすぐに見つからない

Before

お客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず

随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか?

慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。

普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。

結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。

After



整理整頓の必要性は、こんな時に大きく感じるものです。

しかし、どうすれば必要な書類がすぐに出てくるようになるのでしょうか?

書類が見つからない原因はいくつか考えられますが、

一つ目は必要なモノと不必要なモノが混在しているからといえます。

書類を綴じる文房具として、ファイルがよく使われますが、2つの穴をあけて順番に綴じる方法は

溜まるばかりで、不要になった書類を取り除きにくい構造になっています。

そのため、気づいた時には何年分も1冊のファイルに保管されてしまっているんです。

精査してみると、期限が終わった保証書や10年前の見積書なんてものが入っていたりします。

法令に定められた書類以外は、基本的に保存期限は自社で決められますので、社内で規定を設けて

廃棄期限を明確にしましょう。

次に不必要な書類は無いのに見つけにくい場合は、分類の仕方に問題があります。

よく使われるのが「名前別」「タイトル別」などですが、分類階層を3つくらいに絞ってファイルを分けていきます。

たとえば「見積書」という大分類の下に「50音順」という中分類、その下に「得意先」という小分類を作り

棚やファイルを使って順番を決めていくのです。

そうすることで定位置が決まり、目的の書類を捜しやすくなります。

分類項目は業務内容や職種によって様々ですので、業務に精通した方が中心になってルールを作ると運用しやすいですね。

 

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