書類がファイルにおさまりきらず、パンパンになっている
Before
机の引き出しの中にハンギングホルダーを使って書類を管理しているが、書類が多くて納まりきらないし、実際に探している書類が見つからないことが多い。
引き出しを拝見するとこんな状態でした。
たしかに、この状態では欲しい書類を探し出すのに、相当時間がかかりそうですね。
After
このような場合は、いったん書類を全部出してみてください。
日付順に仕分けしてみて、当年と前年、それ以前の3種類に分けます。
オフィスで使う書類の９９％は１年後には見ることがないという統計があります。
少し乱暴な言い方かもしれませんが、1年を超えた書類はあらかた捨てても
支障がないという事になります。
極端な進め方をする必要はありませんが、当年度に発生した書類は１年経った時点で半分程度に減らし
次の1年が経過したときには別の場所に移す、という作業をします。
引き出しの中はスペースが限られているので当年分だけを管理すればよいでしょう。
絶対数が少ない場合は前年度分も一緒に管理しても大丈夫ですが、
仕切りなどで完全に分けておきましょう。
その次に分類のルールを作ります。
主題（内容）別、形式別、様式・標題別、案件（一件）別、相手方（名前）別など、
自社に合わせたルールを作りましょう。
フォルダーの中に入れる書類は50枚±30枚程度として、それ以上になる時は分冊しましょう。
そして使った書類は必ずフォルダーの手前に入れるようにします。
それを続けていくと、よく使う書類は手前の方に集まり、
使わない書類は奥のほうに移動していきます。
1年経った時点で廃棄する書類が明確になっているはずです。
このように、書類を減らす工夫を取り入れることが重要です。
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