書類がファイルにおさまりきらず、パンパンになっている

Before

机の引き出しの中にハンギングホルダーを使って書類を管理しているが、書類が多くて 納まりきらないし、実際に探している書類が見つからないことが多い。 引き出しを拝見するとこんな状態でした。 たしかに、この状態では欲しい書類を探し出すのに、相当時間がかかりそうですね。

After

このような場合は、いったん書類を全部出してみてください。 日付順に仕分けしてみて、当年と前年、それ以前の3種類に分けます。 オフィスで使う書類の９９％は１年後には見ることがないという統計があります。 少し乱暴な言い方かもしれませんが、1年を超えた書類はあらかた捨てても 支障がないという事になります。 極端な進め方をする必要はありませんが、当年度に発生した書類は１年経った時点で半分程度に減らし 次の1年が経過したときには別の場所に移す、という作業をします。 引き出しの中はスペースが限られているので当年分だけを管理すればよいでしょう。 絶対数が少ない場合は前年度分も一緒に管理しても大丈夫ですが、 仕切りなどで完全に分けておきましょう。 その次に分類のルールを作ります。 主題（内容）別、形式別、様式・標題別、案件（一件）別、相手方（名前）別など、 自社に合わせたルールを作りましょう。 フォルダーの中に入れる書類は50枚±30枚程度として、それ以上になる時は分冊しましょう。 そして使った書類は必ずフォルダーの手前に入れるようにします。 それを続けていくと、よく使う書類は手前の方に集まり、 使わない書類は奥のほうに移動していきます。 1年経った時点で廃棄する書類が明確になっているはずです。 このように、書類を減らす工夫を取り入れることが重要です。

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書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。    

書類が一杯でキャビネットが足りない

紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。

オフィスの５Ｓが定着しなくて困っています。

３Ｓや５Ｓ活動は良いと思ってスタートしたけれど、いつの間にかやめてしまった。 という経験は取り組みをした企業では少なからずあると思います。 その理由は様々ですが、 社員のモチベーションが続かなかった。 協力者が少なかった。 運営の知識がなかったなど様々です。

共有の備品が元に戻ってこないので困っている

オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。

保管庫にファイルが納まりきらない

書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。

職場の整理整頓の仕方がわからない

働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾　をまとめて５Ｓと言われていますが さて、それぞれがどういうことなのかが、あまり理解されていませんね。 片付けて掃除をする。というのが多くの企業が取り組んでいる誤った５Ｓ活動です。 これでは生産性向上は、なかなか実現できません。

社内の整理整頓が進まない

社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。

オフィスのバックヤードなどがごちゃごちゃしてしまった

オフィススペースは主に作業するところと保管するところに分かれます。 最初にオフィスのレイアウトする場合には ある程度、エリアが決められて、その様に使われていると思いますが 年数とともに、人数や入ってくるモノの量が増え 日々の業務の業務の忙しさから、とりあえずここに置いておこう、 とりあえずバックヤードに入れておこう。という事になります。 次第にそれが積もり積もって、何があるのかわからない。 ごちゃごちゃしている。という状況になるのです。

オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない

自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。