仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。

まず、書類の保管場所と自席との動線を確認してみましょう。 随分と離れていた李、通り道となる動線上に障害物があって遠回りしていたりと 書類の出し入れを阻害している要因があると、面倒くさくなって手元に置きがちになります。 そのため、出来るだけ近い場所に書庫などを設置するか、レイアウト変更などで デスクや保管庫の位置を変更してみましょう。 また、書庫を購入する際には扉の無いものを選びましょう。 書庫の中のファイルが一目でわかるので、見つけやすく戻しやすいというメリットがあります。 さらに、扉を開け閉めするアクションも最低２アクション減らすことが出来るので 時間も短縮できますね。 ただし、書類をきれいに分類しておかないと、見栄えが悪くなりますので 整頓も忘れずに行ってください。