書類の整理と保管の仕方が分からない

書類の整理と保管の仕方が分からない

Before

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。

日々増えていく書類と、処理が終わる書類

いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには

洪水のように溢れるばかりになってしまいます。

そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、

生産性向上のためにはとても重要な要素となります。

 

 

After



整理と保管がされずに書類が増えると、ほとんどの場合

書類は保管スペースがなくなることで横積みにされていくようになります。

 

まず、書類を第一優先とするならば、ほかのモノを整理してスペースを確保します。

書類も同じように整理するのですが、この時に基準を作ります。

基準となるのは、書類の保存期間です。

書類には発生してから活用され、保存期間を経て廃棄するまでのライフサイクルがあるのです。

このライフサイクルをルール化していないため、とりあえず、すぐに対応が必要なものだけに

作業が振り向けられ、それ以外の書類は無秩序にたまってしまうのです。

現在所有している書類をすべて見直して、この時点で要るものと要らないものに分けます。

データで保存されているもの、単なるメモ、複製したもので原本があるものなどは廃棄してもいいでしょう。

残った書類は決算月を区切りとして今年の分、1年前の分、2年以上前の分と3つの時系列で

分けていきます。

見積書など、数年分が一つのファイルに入っている場合は、各年度ごとにファイルを分けます。

今年度分と1年前の分をオフィスに残し、2年以上前のもので残す必要のあるものは

保存期間とファイル名などを明記したうえで、書類保存箱などに入れ文書庫など

別の場所に移します。

これを毎年繰り返すことで、オフィスには今年度分と直近1年分の書類しか残らなくなります。

法定保存期間が決まっている書類などは注意して整理しましょう。

 

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