書類の整理と保管の仕方が分からない
Before
オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。日々増えていく書類と、処理が終わる書類
いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには
洪水のように溢れるばかりになってしまいます。
そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、
生産性向上のためにはとても重要な要素となります。
After
整理と保管がされずに書類が増えると、ほとんどの場合
書類は保管スペースがなくなることで横積みにされていくようになります。
まず、書類を第一優先とするならば、ほかのモノを整理してスペースを確保します。
書類も同じように整理するのですが、この時に基準を作ります。
基準となるのは、書類の保存期間です。
書類には発生してから活用され、保存期間を経て廃棄するまでのライフサイクルがあるのです。
このライフサイクルをルール化していないため、とりあえず、すぐに対応が必要なものだけに
作業が振り向けられ、それ以外の書類は無秩序にたまってしまうのです。
現在所有している書類をすべて見直して、この時点で要るものと要らないものに分けます。
データで保存されているもの、単なるメモ、複製したもので原本があるものなどは廃棄してもいいでしょう。
残った書類は決算月を区切りとして今年の分、1年前の分、2年以上前の分と3つの時系列で
分けていきます。
見積書など、数年分が一つのファイルに入っている場合は、各年度ごとにファイルを分けます。
今年度分と1年前の分をオフィスに残し、2年以上前のもので残す必要のあるものは
保存期間とファイル名などを明記したうえで、書類保存箱などに入れ文書庫など
別の場所に移します。
これを毎年繰り返すことで、オフィスには今年度分と直近1年分の書類しか残らなくなります。
法定保存期間が決まっている書類などは注意して整理しましょう。
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