書類を保管するスペースが足りない
Before
同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきてスペースが不足してきますね。
書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し
追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。
After
業容が拡大してくると、業務量が増え、それに伴って人やモノの量が増えてきます。
同じスペースでそのまま使い続けることにも限界が来てしまいますが
拡大のための移転は出来る限り最後の手段としてとらえて
現状の改善方法を捜してみましょう。
まず、やってはいけないことの一つとして、安易に収納庫を増やさないことです。
モノが増えていても、その中で本当に必要なモノは何かを吟味し、
不必要なモノは取り除いていきましょう。
書類の場合は年度管理をする事が大切です。
ファイリングの世界ではオフィスに保管する書類は２年までという基準があり
それ以上前の書類は保存箱などに入れ、文書庫や倉庫に移します。
場合によっては外部倉庫でも構いません。
オフィスに保管している書類も、２重３重に持っている書類は原本のみを残す。
原本であっても、処理が終わって保管する必要のない書類は都度廃棄する。
このような方法で、まずオフィス内にある書類の絶対量を減らしてから
それでもスペースが足りないようでしたら保管庫の追加補充や、
移転などを検討されると良いでしょう。
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