オフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。

こんな状態の保管庫を見たことはありませんか？ 書類を保管するために、その都度適当なファイルに綴じて ファイルが一杯になるまで綴じ続けるか、新しいファイルを追加するという方法は 当たり前のようにしてきたことなのですが、 気が付くとずいぶん古い書類が残っていたりします。 古いものを処分するということはわかっていても中々できないことですね。 それは書類を捨てる基準が明確になっていないからです。 仕事で使う書類は、個人の持ち物ではなく、会社の持ち物なので 好き嫌いで判断する必要がないため、ある意味捨てやすいとも言えます。 法定の保存期間が一応の目安になりますが、永年保存のものもありますので それは捨てないでください。 次に会社として、何年残しておくか決めていきます。 海外の企業と取引のある会社などは契約書がとても重要な証拠書類となりますので 永年保存にする場合もありますが、 国内での契約関係書類は自社基準で決めてもよいでしょう。