誰の持ち物か分からないモノがあふれている

誰の持ち物か分からないモノがあふれている

Before

誰のモノか分からない？片付けることも捨てることもできず困っている。

オフィスの中にそういうモノがあって、

いつまで経っても、そのまま置かれている事がありませんか？

複数の人間が仕事をしていると、

自分が管理しているものとそうでないものが出来てきます。

そんな時、どう対処すればいいのでしょうか？

After



誰のものか分からないという場合は、まず所有者を明確にする必要があります。

それが分かった上で、なおかつ片付かないということは、

そのものに戻るべき定位置が設定されていないという事になります。

「物」の場合は、これは最終的にどう処理されるものなのかというラベルを貼ることで、

仮の定位置が決まり、整理が進みやすくなります。

このラベルには

１）品名又は内容物名　２）所有者又は担当者名　３）処理方法　４）処理期限　５）期限変更履歴　・・・・

などを記入できるようにしておきます。

期限を設けておくことで、その後の処理が誰にも明確になり、迷うことが無くなります。

ラベル内容は個々の事情に合わせて工夫してみましょう。

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書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。    

書類が一杯でキャビネットが足りない

紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。

保管庫にファイルが納まりきらない

書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。

共有の備品が元に戻ってこないので困っている

オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。

オフィスの５Ｓが定着しなくて困っています。

３Ｓや５Ｓ活動は良いと思ってスタートしたけれど、いつの間にかやめてしまった。 という経験は取り組みをした企業では少なからずあると思います。 その理由は様々ですが、 社員のモチベーションが続かなかった。 協力者が少なかった。 運営の知識がなかったなど様々です。

ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからない

オフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。

社内の整理整頓が進まない

社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。

SDGs

SDGsと5S　職場の整理整頓

最近話題になっているSDGsですが、オフィスの整理収納と関連付けられないでしょうか？ という質問が寄せられました。 まず、企業によって業務内容が違いますので、１７の目標のどの部分と紐づけられるか考えてみるとよいでしょう。 整理整頓の効果を考えると、関連性が見えてきますね。      

職場の整理整頓の仕方がわからない

働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾　をまとめて５Ｓと言われていますが さて、それぞれがどういうことなのかが、あまり理解されていませんね。 片付けて掃除をする。というのが多くの企業が取り組んでいる誤った５Ｓ活動です。 これでは生産性向上は、なかなか実現できません。