オフィスの整理収納
課題別 解決事例

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オフィスの文書管理で注意すべき事

テレワークに伴いオフィスの紙文書はデジタル化する。 その様な流れが急速に進んでいます。 ただ、その文書、本当にデジタル化が必要なの？ 分類の仕方が分からない。検索性が悪い。 アクセス権を明確に分けたい。情報漏洩が心配だ。 など、単純にすべてそのままデジタル化すればよい、というものではなく 注意しなければならないポイントがありそうです。

整理の極意はオフィスのモノを全部出す

オフィスでは時間とともにモノが増え、知らず知らずのうちに モノで一杯になっている。スペースの余裕がなくなっている。 ごちゃごちゃしてきている。動線が使えなくなっている。 などの問題が起きてきます。 必要でないのに置いてある。使わないのに持っている。など 業務上、無くても良いものが増えてしまっているのです。

社内でオフィス環境診断士を育成しよう

オフィス環境診断士がなぜ社内に必要なのでしょうか。 企業で整理整頓や整理収納、５Ｓ活動などを行う場合 そのプロジェクトリーダーになった人は、かなりのエネルギーを必要とします。 スタート直後は物珍しさもあって、多くの同僚が協力してはくれても しばらく続けていると、脱落者ででてきて 活動は縮小を余儀なくされ、場合によっては活動そのものも中止してしまいます。 そうすると、オフィスや職場はまた元の状態にもどり 結局、何のために活動したのかと、リーダーは落ち込んでしまうのです。

オフィスの文書整理と文書管理

テレワークの課題の一つとして書類が見れない、捜せないという事があります。 どの企業でも多少のデジタル化は進んではいるものの 紙での運用もまだまだ残っているのが現状です。 確かに紙にもメリットがあり、一覧性があるため広げて見やすい。 比較しやすい。業務の流れを作りやすい。・・・・・・ ただ、テレワーク環境下ではオフィスに出ることもままならず、 かといって、業務が停滞してしまっては業績にも影響してしまいます。 テレワークで社外に居る人が出勤している社内の人に頼んで書類を探してもらうことが出来れば、 ある程度の改善は計れるはずです。 そのためには、越えなければいけないハードルがいくつかあります。

オフィスの５Ｓが難しい理由

テレワークや、働き方改革などでオフィスでの業務を改善するための ５Ｓ活動を取り入れたいが、上手く導入できない。継続できないというお話を良くお聞きします。 ５Ｓについての本や、トヨタの片付けなどを読んでも、どうもしっくりとこない。 同じようにできないと悩まれていると思います。 元々、５Ｓ活動は工場など製造現場の生産性を上げるために考えられた手法で 効率的、機能的で、無駄がなく安全性も確保された職場を実現するためのモノです。 しかし、製造現場とオフィスでは当然ながら、その役割が違います。 同じように対策をしても上手くいかないのは、その違いとやり方に原因があるのです。