重要書類の紛失を防ぐ方法

重要書類の紛失を防ぐ方法

Before

企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。

しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり

場合によっては見つけられないことが考えらえます。

これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で

企業としての信用や信頼を失いかねません。

では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか?

After



重要書類は多くの場合、いまだに紙の状態で存在しています。データは改ざんしやすいため、証拠としての媒体はやはり紙になっていますね。

紙である以上、データのようにキーワード検索で探し出すという事は不可能ですから、見つけやすい保管・保存方法で管理しなければいけません。

方法としては、重要書類に限らず、手持ちの文書を一旦すべて出して、年数ごとに分けます。

全てと言っても、社内にあるものを一度に処理することはできないので、保管庫単位や部署単位で少しづつ取り組めば大丈夫です。

すべて出した後は、要るものと要らないものに分けていきます。この時に何を残すかのルールを決めることが大切です。

個人の判断で要らないとしても、会社には必要だった、という事もありますので、部署の責任者が同席してください。

同時に、年数ごとに文書を分けます。そのあとは分類ですね。

重要な書類は分類の際に、分かるようにファイルを分けておくか、マーキングをしておきます。あるいは保管年数で分けておくという方法もありますね。

最後に、どこにどんな書類が保管・保存されているか一覧表(ファイル基準表)を作っておきましょう。

そうすることで検索がしやすくなり、間違った廃棄もなくなります。

 

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