５Ｓの進め方が分からない

５Ｓの進め方が分からない

Before

働き方改革の一環で自社も５Ｓに取り組みたい。

本を読んだり事例写真を見ても、何から手を付ければよいか分からない。

一度やってみたが上手くいかない。

５Ｓの進め方を教えてほしい。

こういうご相談が最近増えてきています。

After

このようなご相談の場合、整理整頓された状態だけを見て

同じようにしたいと考えていることが原因です。

形を参考にする事は必要ですが、形だけを真似てみても、

「仏作って魂入れず」の状態になってしまいます。

自社は何のために５Ｓに取り組むのか。５Ｓの先に目指しているものは何なのか。

この部分が明確になっているかどうかがポイントになります。

会社における経営理念のように、５Ｓ理念を作成し、

全従業員がそのことを理解し行動すること。

その為に時間をかける必要があります。

まず、基本的な整理整頓の正しい知識取得と、全従業員のベクトル合わせが重要ですね。

 



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社内の整理整頓が進まない

社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。

保管庫にファイルが納まりきらない

書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。

書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。    

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。

机の上はいつも物でいっぱいだ。

年末にはデスク周りを片付けて綺麗な状態で新年を迎えたい。 企業ではよく見られる光景ですね。 ある会社でも、毎年そのようにしているのですが、 年が明けて1ヶ月も経つと、また元の状態に戻っているとのことでした。 何とか綺麗な状態を維持できないだろうか。

コピー用紙など消耗品が多すぎて置き場所に困っています

棚にモノが一杯になっている。あるいは溢れている。 こんな光景はよく見かけますね。 コピー用紙やティッシュペーパーは安い時に買っているので、 購入したときには置き場所がなく、積み上げたり、いくつかに分散したりして つい場所が狭くなってしまった。 そんなことも有りますね。 結果的に、モノが一杯になってしまうということになります。  

短時間で見つけられる書類管理の方法は？

ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。

オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない

自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。

書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている

社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。

来客のイメージを良くするため玄関まわりを片付けたい

オフィスや職場の玄関まわりは来客や納品業者、郵便など多くの人やモノが集まってくる場所です。 一旦モノが置かれると、追随するように次から次へと増える傾向にありますので 普段から気を付けていないと、すぐにモノで一杯になってしまいます。 また傘立てなど常備しているものは整理されていないと、だらしなく見えますね。