５Ｓ活動を進めても一部の社員が協力してくれない

Before

整理収納や３Ｓ・５Ｓを企業として取り組んでいても、 なかなか成果が上がってこない。効果が見えない。 一部の社員が協力的でない。ということをよくお聞きします。 社員がやる気にならないと、せっかくの活動も「絵に描いた餅」で、 中途半端になってしまいます。 でも、どうすればやる気を出して取り組んでくれるのか分からない。 というのが現状ですね。

After

今回のような場合は、まず企業として整理収納に取り組む目的を明確にしましょう。 整理収納することのメリット・デメリットをトップダウンで決めるのではなく 社員さん全員、あるいは選抜されたプロジェクトメンバーで徹底して議論します。 個人におけるものではなく、企業（組織）としてのメリット・デメリットです。 整理収納の理論やテクニックは作業を進めるうえで重要なものですが プロジェクトをスタートさせるにあたって、この部分をキックオフミーティングで 必ず実施しておきましょう。 そして全員がこの活動を取り組まなければならないというムード作りをすることです。 やらされ感をもったまま活動に入っても効果はでません。 企業によって社風や企業文化がちがいますので、オフィスチェッカーで 企業文化の評価点をチェックしながら対応策を考えましょう。 その後はルール作りなどをすすめ、決めたことは守る流を作りましょう。 グループミーティングは時間を必要としますので、スタート当初は 時間が取れない、業務が忙しいといろいろな理由が出てきますが 整理収納も業務の一環として取り組みを進めていくと、効果が出るのに合わせて ミーティング時間もとれるようになってきます。 そして、これが社員の「考える力」を伸ばすことになり、整理収納の文化が定着するようになります。 経営者の本気度が必要な部分ですね。 整理収納アドバイザーは、スタート時からのお手伝いもさせていただきます。ご相談ください。  

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書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。    

書類が一杯でキャビネットが足りない

紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。

オフィスの５Ｓが定着しなくて困っています。

３Ｓや５Ｓ活動は良いと思ってスタートしたけれど、いつの間にかやめてしまった。 という経験は取り組みをした企業では少なからずあると思います。 その理由は様々ですが、 社員のモチベーションが続かなかった。 協力者が少なかった。 運営の知識がなかったなど様々です。

共有の備品が元に戻ってこないので困っている

オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。

保管庫にファイルが納まりきらない

書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。

職場の整理整頓の仕方がわからない

働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾　をまとめて５Ｓと言われていますが さて、それぞれがどういうことなのかが、あまり理解されていませんね。 片付けて掃除をする。というのが多くの企業が取り組んでいる誤った５Ｓ活動です。 これでは生産性向上は、なかなか実現できません。

社内の整理整頓が進まない

社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。

オフィスのバックヤードなどがごちゃごちゃしてしまった

オフィススペースは主に作業するところと保管するところに分かれます。 最初にオフィスのレイアウトする場合には ある程度、エリアが決められて、その様に使われていると思いますが 年数とともに、人数や入ってくるモノの量が増え 日々の業務の業務の忙しさから、とりあえずここに置いておこう、 とりあえずバックヤードに入れておこう。という事になります。 次第にそれが積もり積もって、何があるのかわからない。 ごちゃごちゃしている。という状況になるのです。

オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない

自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。