テレワークのスタートは整理整頓 テレワークのスタートは整理整頓インフルエンザや新型コロナウイルスの影響で、 従業員が休む、あるいは社内での感染防止のため出勤自体を取りやめる という企業が増えてきています。 この際、在宅勤務やテレワークなどを導入することで、従業員の負担も減らせて 働き方改革にもつながっていくと考える企業は多いようです。 でも単純にテレワークといっても、対策しなければいけないことが多く その中でも最も重要なことの一つに整理整頓があります。 書類で山積みの机を整理整頓したい書類で山積みになった机では捜し物がナカナカ見つからなかったり あるいは紛失してしまう恐れがあります。 安全性の面においても、崩れたことによる危険を誘発したり 災害時に避難を妨げることにもなってしまいますね。 デメリットは十分わかっているはずなのに なぜ、このような状態になってしまうのでしょうか？ 職場の整理整頓の仕方がわからない働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾 をまとめて５Ｓと言われていますが さて、それぞれがどういうことなのかが、あまり理解されていませんね。 片付けて掃除をする。というのが多くの企業が取り組んでいる誤った５Ｓ活動です。 これでは生産性向上は、なかなか実現できません。 他の社員のモノがはみ出してきて困っている会社には大勢の方が共同で仕事をしているため 様々なことが起こります。 例えば、他の人の書類やモノが自分の机にまではみ出してくる。 なんてことがありませんか？ いろんな要因が考えられますが、 この人一人を何とかすればよいというものではありません。 机の上はいつも物でいっぱいだ。年末にはデスク周りを片付けて綺麗な状態で新年を迎えたい。 企業ではよく見られる光景ですね。 ある会社でも、毎年そのようにしているのですが、 年が明けて1ヶ月も経つと、また元の状態に戻っているとのことでした。 何とか綺麗な状態を維持できないだろうか。 課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
書類で山積みの机を整理整頓したい テレワークのスタートは整理整頓インフルエンザや新型コロナウイルスの影響で、 従業員が休む、あるいは社内での感染防止のため出勤自体を取りやめる という企業が増えてきています。 この際、在宅勤務やテレワークなどを導入することで、従業員の負担も減らせて 働き方改革にもつながっていくと考える企業は多いようです。 でも単純にテレワークといっても、対策しなければいけないことが多く その中でも最も重要なことの一つに整理整頓があります。 書類で山積みの机を整理整頓したい書類で山積みになった机では捜し物がナカナカ見つからなかったり あるいは紛失してしまう恐れがあります。 安全性の面においても、崩れたことによる危険を誘発したり 災害時に避難を妨げることにもなってしまいますね。 デメリットは十分わかっているはずなのに なぜ、このような状態になってしまうのでしょうか？ 職場の整理整頓の仕方がわからない働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾 をまとめて５Ｓと言われていますが さて、それぞれがどういうことなのかが、あまり理解されていませんね。 片付けて掃除をする。というのが多くの企業が取り組んでいる誤った５Ｓ活動です。 これでは生産性向上は、なかなか実現できません。 他の社員のモノがはみ出してきて困っている会社には大勢の方が共同で仕事をしているため 様々なことが起こります。 例えば、他の人の書類やモノが自分の机にまではみ出してくる。 なんてことがありませんか？ いろんな要因が考えられますが、 この人一人を何とかすればよいというものではありません。 机の上はいつも物でいっぱいだ。年末にはデスク周りを片付けて綺麗な状態で新年を迎えたい。 企業ではよく見られる光景ですね。 ある会社でも、毎年そのようにしているのですが、 年が明けて1ヶ月も経つと、また元の状態に戻っているとのことでした。 何とか綺麗な状態を維持できないだろうか。 課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
職場の整理整頓の仕方がわからない テレワークのスタートは整理整頓インフルエンザや新型コロナウイルスの影響で、 従業員が休む、あるいは社内での感染防止のため出勤自体を取りやめる という企業が増えてきています。 この際、在宅勤務やテレワークなどを導入することで、従業員の負担も減らせて 働き方改革にもつながっていくと考える企業は多いようです。 でも単純にテレワークといっても、対策しなければいけないことが多く その中でも最も重要なことの一つに整理整頓があります。 書類で山積みの机を整理整頓したい書類で山積みになった机では捜し物がナカナカ見つからなかったり あるいは紛失してしまう恐れがあります。 安全性の面においても、崩れたことによる危険を誘発したり 災害時に避難を妨げることにもなってしまいますね。 デメリットは十分わかっているはずなのに なぜ、このような状態になってしまうのでしょうか？ 職場の整理整頓の仕方がわからない働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾 をまとめて５Ｓと言われていますが さて、それぞれがどういうことなのかが、あまり理解されていませんね。 片付けて掃除をする。というのが多くの企業が取り組んでいる誤った５Ｓ活動です。 これでは生産性向上は、なかなか実現できません。 他の社員のモノがはみ出してきて困っている会社には大勢の方が共同で仕事をしているため 様々なことが起こります。 例えば、他の人の書類やモノが自分の机にまではみ出してくる。 なんてことがありませんか？ いろんな要因が考えられますが、 この人一人を何とかすればよいというものではありません。 机の上はいつも物でいっぱいだ。年末にはデスク周りを片付けて綺麗な状態で新年を迎えたい。 企業ではよく見られる光景ですね。 ある会社でも、毎年そのようにしているのですが、 年が明けて1ヶ月も経つと、また元の状態に戻っているとのことでした。 何とか綺麗な状態を維持できないだろうか。 課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
他の社員のモノがはみ出してきて困っている テレワークのスタートは整理整頓インフルエンザや新型コロナウイルスの影響で、 従業員が休む、あるいは社内での感染防止のため出勤自体を取りやめる という企業が増えてきています。 この際、在宅勤務やテレワークなどを導入することで、従業員の負担も減らせて 働き方改革にもつながっていくと考える企業は多いようです。 でも単純にテレワークといっても、対策しなければいけないことが多く その中でも最も重要なことの一つに整理整頓があります。 書類で山積みの机を整理整頓したい書類で山積みになった机では捜し物がナカナカ見つからなかったり あるいは紛失してしまう恐れがあります。 安全性の面においても、崩れたことによる危険を誘発したり 災害時に避難を妨げることにもなってしまいますね。 デメリットは十分わかっているはずなのに なぜ、このような状態になってしまうのでしょうか？ 職場の整理整頓の仕方がわからない働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾 をまとめて５Ｓと言われていますが さて、それぞれがどういうことなのかが、あまり理解されていませんね。 片付けて掃除をする。というのが多くの企業が取り組んでいる誤った５Ｓ活動です。 これでは生産性向上は、なかなか実現できません。 他の社員のモノがはみ出してきて困っている会社には大勢の方が共同で仕事をしているため 様々なことが起こります。 例えば、他の人の書類やモノが自分の机にまではみ出してくる。 なんてことがありませんか？ いろんな要因が考えられますが、 この人一人を何とかすればよいというものではありません。 机の上はいつも物でいっぱいだ。年末にはデスク周りを片付けて綺麗な状態で新年を迎えたい。 企業ではよく見られる光景ですね。 ある会社でも、毎年そのようにしているのですが、 年が明けて1ヶ月も経つと、また元の状態に戻っているとのことでした。 何とか綺麗な状態を維持できないだろうか。 課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
机の上はいつも物でいっぱいだ。 テレワークのスタートは整理整頓インフルエンザや新型コロナウイルスの影響で、 従業員が休む、あるいは社内での感染防止のため出勤自体を取りやめる という企業が増えてきています。 この際、在宅勤務やテレワークなどを導入することで、従業員の負担も減らせて 働き方改革にもつながっていくと考える企業は多いようです。 でも単純にテレワークといっても、対策しなければいけないことが多く その中でも最も重要なことの一つに整理整頓があります。 書類で山積みの机を整理整頓したい書類で山積みになった机では捜し物がナカナカ見つからなかったり あるいは紛失してしまう恐れがあります。 安全性の面においても、崩れたことによる危険を誘発したり 災害時に避難を妨げることにもなってしまいますね。 デメリットは十分わかっているはずなのに なぜ、このような状態になってしまうのでしょうか？ 職場の整理整頓の仕方がわからない働き方改革の流れで自社も生産性向上を図るために 職場の整理整頓に着手しようと考えている企業が多くなってきました。 整理・整頓・清掃・清潔・躾 をまとめて５Ｓと言われていますが さて、それぞれがどういうことなのかが、あまり理解されていませんね。 片付けて掃除をする。というのが多くの企業が取り組んでいる誤った５Ｓ活動です。 これでは生産性向上は、なかなか実現できません。 他の社員のモノがはみ出してきて困っている会社には大勢の方が共同で仕事をしているため 様々なことが起こります。 例えば、他の人の書類やモノが自分の机にまではみ出してくる。 なんてことがありませんか？ いろんな要因が考えられますが、 この人一人を何とかすればよいというものではありません。 机の上はいつも物でいっぱいだ。年末にはデスク周りを片付けて綺麗な状態で新年を迎えたい。 企業ではよく見られる光景ですね。 ある会社でも、毎年そのようにしているのですが、 年が明けて1ヶ月も経つと、また元の状態に戻っているとのことでした。 何とか綺麗な状態を維持できないだろうか。 課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
