テレワークにおける文書管理の仕方 テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。 テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからない テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
書類の取り出しに時間がかかる テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
ペーペーレス化のコンサルティング テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
書類を捨てる基準が分からない テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
書類の整理と保管の仕方が分からない テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
必要な書類がすぐに見つからない テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
重要書類の紛失を防ぐ方法 テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
書類を保管するスペースが足りない テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
ムダな仕事をしている社員が多い テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
書類が増えて仕方がない テレワークにおける文書管理の仕方新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のＩＣＴツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。 オフィスをリニューアルしたのに、モノで一杯になっている。従業員の働きやすさ、多様な働き方などの理由から オフィスをリフォーム、リニューアルする企業が増えています。 フリーアドレス化や、カフェ風なオフィスなどは、よく見かけるようになりました。 確かに、見た目がきれいで、働きやすそうで、こんな場所で働きたいと 従業員のモチベーションもアップしていると思います。 でも、業務に支障が出ていないでしょうか？ ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 書類の取り出しに時間がかかる仕事をする上で書類はすぐに手が届くところに置いておきたいものです。 でも、その状態が続くと、共有であるはずの書類が、いつの間にか私物化され 個人の引出しに収まっている。 結果的に、その人にしか、分からない仕事が出来てしまいます。 これが、いわゆる仕事の属人化という状態です。 ペーペーレス化のコンサルティングオフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。 書類を捨てる基準が分からないオフィスから書類を減らすためには、 どの書類をどのように捨てるのかがわかっていなければ 捨てられずに、ずっと残ったままになってしまいます。 そのうちに閉じているファイルが一杯になり、ファイルが増えると 保管庫が一杯になり、そして保管庫が一杯になると 新しく保管庫を増やすことになります。 でも、それではスペースを圧迫するばかりです。 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 必要な書類がすぐに見つからないお客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか？ 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。 重要書類の紛失を防ぐ方法企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとすれば、顔は真っ青、頭の中は真っ白という状態で 企業としての信用や信頼を失いかねません。 では、どうすれば重要書類を紛失することが無くなるのでしょうか？ 書類を保管するスペースが足りない同じオフィスを長年使い続けていると、次第々々にモノが増えてきて スペースが不足してきますね。 書類の場合も同じように増えてきて保管庫のスペースを圧迫し 追加購入しても保管スペースが足りないという状況になるようです。 ムダな仕事をしている社員が多い働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。 書類が増えて仕方がないオフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。 1 / 212»課題分類別 テクニック オフィスにモノ・紙が多すぎる 書類を探すのに時間がかかる モノが置かれていて動きにくい モノが捨てられなくて困る 収納場所が少なくて困る 整理整頓の仕方がわからない 机の上がちらかっている 来客からの見栄えが悪い 片づけてもすぐに戻る 社員の整理収納に対する意識を上げたいアクセスランキング 書類の整理と保管の仕方が分からないオフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。 社内の整理整頓が進まない社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、５Ｓのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故でしょうか？ ５Ｓや整理整頓という言葉は知っていても、 具体的なやり方、進め方には決まりがあるのです。 ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。 ペーパーレス化に取り組みたいが方法がわからないオフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。 保管庫にファイルが納まりきらない書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに 手間がかかっている。 書類が一杯でキャビネットが足りない紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。 短時間で見つけられる書類管理の方法は？ファイルバインダーより効率的に書類を保管できる方法として バーチカル方式のファイリングが理想です。 しかし、この方法はきちんとしたルールと運用方法を企業ごとに 独自に考える必要があり、導入には時間がかかります。 書類が一杯でオフィスのスペースが狭くなっている社員さんが増えたため、机や椅子を買い足すことはよくありますが、 スペースの問題からレイアウトを何とかして欲しい という依頼がありました。 現地調査の結果、保管庫や引き出しはファイルが目一杯収納されており、 それぞれのファイルも書類で一杯になっていました。 オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というようなことはよく見かける光景ですね。 共有の備品が元に戻ってこないので困っているオフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く、 次に使おうと思っている人が探し回って時間を無駄にしているという事があります。
